Jede Übergabe wird mit Protokoll dokumentiert: welche Schlüssel mit welchen Nummern, an wen, wann, mit Unterschrift. Beim Auszug werden dieselben Nummern zurückgenommen. So weiß die Verwaltung jederzeit, welche Schlüssel einer Schließanlage im Umlauf sind.
Das Übergabeprotokoll
Objekt, Wohnung oder Einheit
Anzahl der Schlüssel und ihre Nummern
Name der empfangenden Person
Datum und Unterschriften beider Seiten
Hinweis, dass Nachschlüssel nur über die Verwaltung bestellt werden
Schlüsselnummern nutzen
Schlüssel einer Schließanlage tragen eine Nummer. Sie gehört ins Protokoll, denn sie macht jeden Schlüssel eindeutig und zeigt beim Auszug, ob wirklich alle zurückgekommen sind.
Aufbewahrung in der Verwaltung
Reserveschlüssel gehören in einen verschlossenen Schlüsselschrank mit Zugriff für wenige Personen. Die Sicherungskarte wird getrennt davon aufbewahrt.
Beim Auszug
Rücknahme gegen dasselbe Protokoll. Fehlt ein Schlüssel, wird das dokumentiert und mit dem Mieter geklärt, wie es weitergeht.
Dienstleister und Handwerker
Auch Schlüssel für Hausmeister, Reinigung oder Handwerker werden personenbezogen ausgegeben und zurückgenommen. Wie das ohne großen Aufwand gelingt, steht in den verwandten Artikeln.
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